Comment réaliser un inventaire sur LinéoSoft ?

Où ça dans l'application ?  Module Stocks › Fonctionnalité Inventaire

📋 Prérequis

• Les articles à inventorier doivent avoir le paramètre Stocké activé sur leur fiche article (sans quoi ils ne seront jamais proposés dans une feuille de comptage).
• Vous devez avoir accès aux menus Stocks > Comptage et Stocks > Inventaire.
• Avant de démarrer vos comptages, validez toutes les réceptions et mouvements de stock en cours (au plus tard la veille).

💡 Bon à savoir : vous pouvez échelonner vos comptages sur plusieurs jours (par exemple du 15 décembre au 5 janvier pour un inventaire au 31/12). LinéoSoft recalcule automatiquement le stock théorique à la date exacte de l'inventaire, en tenant compte des ventes et réceptions survenues entre-temps. Plus la période de comptage est courte, plus la valorisation de votre inventaire sera précise — mais aussi plus les risques d'écarts et d'erreurs augmentent si la période s'étend trop.

⚠️ Attention : quel que soit le stock théorique actuellement enregistré dans LinéoSoft (correct, incorrect, nul ou négatif), il faudra le corriger ou le revalider via un comptage. Il faut comptabiliser l'intégralité des articles gérés en stock et actifs (non mis en sommeil).

⚠️ Attention : une fois la feuille de comptage créée, la date et les heures ne sont plus modifiables.

💡 Bon à savoir :

• Magasin fermé : la date peut être celle du jour de fermeture, et les feuilles préparatoires peuvent toutes être éditées dès la fermeture, puisque l'état de stock n'évolue pas pendant cette période.
• Magasin ouvert : dans la mesure du possible, ajoutez chaque feuille juste avant le comptage physique du rayon, de la famille ou du fournisseur concerné. Si des ventes ont lieu entre l'heure de début et la saisie d'un article, LinéoSoft l'indique en couleur orange dans la feuille pour vous permettre de vérifier.

⚠️ Attention : si vous gérez un stock de réserve, les quantités à reporter sont le cumul du stock magasin et du stock de réserve.

⚠️ Attention : la validation est définitive. La feuille de comptage n'est plus modifiable ni supprimable ensuite. Les stocks sont réactualisés immédiatement (et un nouveau prix unitaire est enregistré sur la fiche article en cas de modification).

💡 Bon à savoir :

• La colonne Comptage apparaît sur fond vert lorsque sa valeur a été modifiée.
• Si le stock d'un article est négatif, la quantité comptée est automatiquement initialisée à 0.
• Le bouton Initialiser les quantités remet à 0 les quantités de stock sur toutes les lignes du comptage.
• Le bouton Initialiser les prix initialise les prix unitaires des lignes sans valeur de stock (PU = 0) à la valeur du dernier prix d'achat, ou à défaut au prix d'achat du fournisseur principal enregistré sur la fiche article.
• Le dernier prix d'achat est le prix hors frais d'approvisionnement ; la date et le prix du dernier achat sont ceux du fournisseur principal.

⚠️ Attention : si vous gérez un stock de réserve, les quantités à prendre en compte sont le cumul du stock magasin et du stock de réserve.

GTIN;Quantité
2000100004043;1
2000100004044;10
2000100007895;3

GTIN;Quantité;Nouveau Prix unitaire
2000100004043;1;1.15
2000100004044;10;2.45
2000100007895;3;10.30

💡 Bon à savoir : si vous gérez un stock de réserve, cette méthode permet de dissocier les quantités sur des lignes différentes dans le fichier Excel. En cochant Cumuler les quantités lors de l'import, LinéoSoft additionne automatiquement les lignes concernant un même article.

💡 Bon à savoir : vous pouvez intégrer plusieurs imports successifs dans la même feuille de comptage (avant validation définitive) — utile notamment pour cumuler un fichier "stock magasin" et un fichier "stock de réserve" dans un seul et même comptage.

⚠️ Attention : la date et le créneau horaire de la feuille de comptage dans le logiciel doivent correspondre au plus juste à ceux de la liste créée sur le terminal. Si le créneau saisi ne correspond pas à l'heure enregistrée sur le document à importer, LinéoSoft vous le signale par un message d'alerte. En magasin fermé, cet écart n'a pas forcément d'importance ; en magasin ouvert, il est important que le créneau corresponde au plus juste.

💡 Bon à savoir : en cas d'erreur, déplacez-vous jusqu'à la ligne concernée avec les touches directionnelles, puis appuyez sur Fn2 pour la supprimer.

Étape 3 : Une fois l'inventaire terminé, appuyez sur ESC pour revenir au menu principal.

Décharger l'inventaire vers l'ordinateur

Étape 1 : Connectez le câble USB entre le terminal et l'ordinateur.

Étape 2 : Le terminal n'est pas encore visible dans l'explorateur Windows. Appuyez simultanément sur les touches BS et Fn1.

Étape 3 : Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez le choix 6 (déchargement), puis validez avec Scan/Enter, puis sélectionnez le choix 9 - USB Mass Storage.

Étape 4 : Le terminal apparaît désormais dans l'explorateur Windows, avec un fichier INVENT.TXT.

[IMAGE : explorateur-windows-invent-txt]

Étape 5 : Copiez le fichier INVENT.TXT sur votre bureau, puis importez-le dans une feuille de comptage LinéoSoft (bouton Importer une liste, voir Méthode 3 ou 4 ci-dessus).

Étape 6 : Une fois l'import terminé, vous pouvez supprimer le fichier INVENT.TXT du terminal, puis quitter le mode transfert en appuyant sur une touche. Le terminal n'est alors plus visible par Windows et vous pouvez procéder à un nouveau comptage.

Étape 4 : Compter avec un terminal mobile (réserve + magasin fermé)

Cette procédure détaille l'usage d'un terminal mobile (application dédiée en wifi) pour un inventaire avec gestion d'un stock de réserve et un magasin fermé le jour du comptage.

Avant de démarrer le comptage de la réserve

Étape 1 : Contactez le service technique pour le paramétrage de chacun des terminaux, et vérifiez la date et l'heure affichées sur l'appareil. Prévoyez un rendez-vous à réception des terminaux.

Étape 2 : Validez toutes les réceptions et mouvements de stock en cours, au plus tard la veille.

Jour 1 du comptage réserve

Étape 1 : Sur chaque terminal, synchronisez la base d'articles : bouton Synchroniser, puis Récupérer les articles.

[IMAGE : terminal-mobile-synchroniser]

Étape 2 : Cliquez sur Comptage, puis renommez clairement le nouveau comptage en fonction de la zone comptée (rayon, fournisseur, marque…), avant de cliquer sur Démarrer. Ce libellé servira à repérer facilement le document lors de l'import dans le logiciel.

[IMAGE : terminal-mobile-nouveau-comptage-libelle]

Étape 3 : Scannez les articles et saisissez les quantités constatées à l'aide du pavé numérique (flèches gauche/droite pour naviguer dans la liste, touche Effacer pour annuler une ligne, touche Entrée pour valider la ligne).

[IMAGE : terminal-mobile-saisie-quantite]

Étape 4 : Une fois une liste de comptage terminée, validez le document. Un message confirme la transmission au serveur avec un numéro de transaction.

Étape 5 : Poursuivez avec autant de listes que nécessaire (une par zone ou par famille selon votre organisation), sur plusieurs jours si besoin, jusqu'à ce que toute la réserve soit inventoriée — sans compter deux fois les mêmes références. En cas d'erreur identifiée, vous pouvez la corriger via Parcourir la liste.

Le jour du comptage magasin (sans vente ce jour-là)

Étape 1 : Scannez les listes concernant les rayons ou zones du magasin, de la même manière que pour la réserve. Vous pouvez diviser le magasin en plusieurs zones et créer autant de listes que nécessaire.

Étape 2 : Validez les listes au fur et à mesure, en respectant le même délai maximal d'une heure de comptage sans validation.

Étape 3 : Poursuivez jusqu'à ce que tout le magasin ait été complètement inventorié.

Intégrer les listes dans le logiciel

Étape 1 : Si certaines listes n'ont pas été transmises au serveur faute de wifi au moment de la validation, reconnectez le terminal au wifi, puis allez dans Synchroniser > Envoyer les listes d'articles pour vous assurer que tous les comptages seront bien retrouvés.

Étape 2 : Dans le logiciel, ouvrez un nouveau comptage à la date du jour du comptage magasin (les horaires n'ont pas d'importance ici, puisqu'aucune vente n'aura été validée ce jour-là), puis validez pour afficher une feuille vierge.

Étape 3 : Cliquez sur Importer une liste. L'ensemble des listes saisies sur les différents terminaux doit apparaître.

Étape 4 : Sélectionnez la première liste et validez pour l'intégrer dans la feuille de comptage. Répétez l'opération avec Importer une liste pour chaque liste suivante (une liste déjà intégrée ne réapparaît plus dans la sélection).

Étape 5 : Vous pouvez enregistrer la feuille de comptage en cours de route (sans la valider) tant que toutes les listes ne sont pas intégrées et contrôlées. Une fois toutes les listes intégrées, il reste possible d'y apporter des corrections manuelles ou d'ajouter des références, comme dans un comptage classique.

Étape 6 : Une fois la feuille de comptage complète et contrôlée, validez-la. Il ne restera plus que l'étape de génération de l'inventaire, qui peut être réalisée à tout moment après votre date officielle de clôture.

Étape 5 : Valider vos feuilles de comptage

Quelle que soit la méthode utilisée, la validation d'une feuille de comptage est une action définitive : elle n'est plus modifiable ni supprimable ensuite, et met à jour le stock des articles en générant un écart d'ajustement (un nouveau prix unitaire est enregistré en fiche article en cas de modification).

Étape 6 : Créer et générer l'inventaire

Étape 1 : Rendez-vous dans Stocks > Inventaire, puis ajoutez un nouvel inventaire.

Étape 2 : Renseignez :

• La Date de l'inventaire.
• Le Début du comptage et la Fin du comptage : cette période doit couvrir l'ensemble de vos feuilles de comptage.

[IMAGE : ajout-inventaire-dates]

Étape 3 : Validez, puis cliquez sur Générer l'inventaire.

Cette opération consiste à afficher les articles gérés en stock et à parcourir les feuilles de comptage pour en afficher les valeurs. Tant que l'inventaire n'est pas validé, vous devrez cliquer sur Générer l'inventaire à chaque fois pour en visualiser le contenu.

Si le message « Une ou plusieurs lignes n'ont pas été comptées » apparaît :

• Si vous répondez Non, vous devrez créer manuellement de nouvelles feuilles de comptage pour les articles manquants — il est impossible de valider un inventaire incomplet.
• Si vous répondez Oui, une nouvelle feuille de comptage est générée automatiquement avec l'ensemble des références non comptabilisées, et la génération de l'inventaire s'arrête. Retournez dans Stocks > Comptage pour contrôler, corriger puis valider cette feuille, avant de relancer la génération de l'inventaire.

Étape 7 : Valider l'inventaire

Étape 1 : Une fois l'inventaire généré et tous les articles comptabilisés, contrôlez la cohérence de la valorisation globale (nombre de lignes et valeur totale, affichés en haut de l'inventaire). S'il persiste des incohérences, recréez une ou plusieurs feuilles de comptage pour corriger les valeurs.

[IMAGE : inventaire-genere-valorisation]

Étape 2 : Validez définitivement l'inventaire.

Imprimer votre inventaire

Plusieurs formats d'édition sont proposés :

• Inventaire complet
• Inventaire par famille
• Inventaire par fournisseur
• Écart total valorisé

[IMAGE : boutons-edition-inventaire]

Vous pouvez ensuite exporter le document au format PDF, Word ou Excel.

Pour aller plus loin

Comment LinéoSoft calcule le stock théorique à la date d'inventaire

À la génération d'un inventaire, LinéoSoft recalcule le stock théorique à la date choisie, en tenant compte des mouvements survenus après.

Exemple :

• Votre inventaire est daté du 31/12. Ce jour-là, un article affiche une quantité théorique de 15 en stock.
• Le 2 janvier, vous en vendez 2.
• Le 5 janvier, vous en recevez 10 de votre fournisseur.
• Le stock théorique au moment du comptage est donc de 15 − 2 + 10 = 23.
• Vous effectuez le comptage physique le 7 janvier (rattaché à l'inventaire du 31/12) et constatez une quantité réelle de 22, soit un écart de −1.
• Votre inventaire au 31/12 affichera donc : Stock théorique : 15, Stock constaté : 14, Écart : −1 — l'écart constaté le 7 janvier est reporté sur la date d'inventaire.

Valorisation de l'inventaire

Le prix unitaire utilisé pour valoriser l'inventaire est celui constaté dans le dernier comptage. Si un mouvement modifie ce prix entre la date d'inventaire et la date de comptage, ce mouvement est ignoré pour la valorisation.

Mouvements pendant un comptage magasin ouvert

Les ventes de la période sont les ventes réalisées avant la saisie de la ligne, depuis l'heure d'ouverture de la feuille de comptage. Les mouvements et achats sont ceux du jour de comptage réalisés avant la saisie de la ligne.

Il s'agit d'une simple alerte : elle ne réactualise pas automatiquement les colonnes stock théorique et comptage. Le contrôle et l'éventuel ajustement restent de votre ressort.

• Si une vente a lieu pendant la période de saisie, c'est elle qui déstocke l'article : il faut donc comptabiliser la pièce comme faisant encore partie du stock dans le comptage.
• Si un achat/réception a lieu pendant la période, c'est la réception qui intègre l'entrée de stock : il ne faut donc pas l'ajouter dans votre comptage.
• Un mouvement correctif ne doit pas être intégré en double.

Le principal risque d'erreur réside dans le cas d'un client ayant un article en main mais pas encore passé en caisse : l'article fait encore partie du stock au moment du comptage, mais n'est plus physiquement dans le rayon. En cas de doute, vous pouvez recompter en fin de journée (magasin fermé) et relancer un comptage uniquement sur ces articles — seul le dernier comptage sera pris en compte pour les lignes concernées.

Comment compter votre réserve

Le traitement du stock de réserve diffère selon la méthode utilisée :

• Méthodes 1 et 2 (saisie manuelle, papier ou directe) : n'isolez pas le comptage de la réserve dans une feuille dédiée. Ajoutez les quantités de la réserve aux comptages déjà existants du magasin (cumul des deux stocks sur la même ligne article).
• Méthodes 3 et 4 (fichier ou terminal) : vous pouvez scanner ou saisir séparément le stock magasin et le stock de réserve (deux fichiers ou deux listes distincts), puis les cumuler automatiquement lors de l'import en cochant l'option Cumuler les quantités.

Dans tous les cas, pour éviter toute erreur, ne transférez pas de marchandise entre réserve et magasin pendant toute la période de comptage.

Mettre en sommeil les articles avant l'inventaire

Avant de démarrer vos comptages, pensez à mettre en sommeil les articles déréférencés qui ne doivent plus figurer dans votre inventaire, et vérifiez le paramètre Stocké de vos fiches articles. Les articles non gérés en stock ne sont jamais intégrés dans les feuilles de comptages.

Générer un état de stock à une date antérieure, sans comptage préalable

Il est possible de générer un inventaire à une date passée même sans avoir réalisé de feuilles de comptage à cette période. Deux cas de figure se présentent selon l'usage souhaité.

Étape 1 : Dans Stocks > Inventaire, ajoutez un inventaire à la date antérieure souhaitée, avec un début et une fin de comptage identiques à cette même date.

Étape 2 : Cliquez sur Générer l'inventaire. Si le message « Une ou plusieurs lignes n'ont pas été comptées » apparaît, répondez Oui pour créer automatiquement une feuille de comptage avec ces lignes.

Étape 3 : Dans Stocks > Comptage, ouvrez cette nouvelle feuille de comptage générée automatiquement.

Cas 1 — Consultation uniquement, sans correction des stocks négatifs :

Exportez la feuille en Excel ou éditez-la en PDF, puis supprimez-la sans jamais la valider. Aucun mouvement de stock n'est généré : l'opération s'arrête là.

Cas 2 — Document d'inventaire officiel et définitif :

Ajoutez une note, puis validez la feuille de comptage (cette validation génère un mouvement de stock qui remet tout stock négatif à 0 à cette date). Retournez ensuite dans Stocks > Inventaire, régénérez l'inventaire à la même date, ajoutez une note, contrôlez la valorisation, puis validez définitivement.

Réponses aux problèmes courants

Impossible de valider mon inventaire ?

Vérifiez qu'aucun article géré en stock n'est absent d'une feuille de comptage de la période. LinéoSoft refuse de valider un inventaire incomplet — utilisez les boutons d'ajout automatique de comptage (stock négatif ou lignes non comptées) pour combler les manques.

Une ligne apparaît en orange dans ma feuille de comptage, pourquoi ?

Cela signale qu'une vente ou un mouvement de stock a eu lieu entre l'heure de début de la feuille et la saisie de cet article. Il s'agit d'une alerte de contrôle : vérifiez si la quantité comptée doit être ajustée.

J'ai fait une erreur dans un comptage déjà validé, que faire ?

Créez une nouvelle feuille de comptage avec les bonnes valeurs, à une date/heure postérieure. Elle remplacera automatiquement les valeurs erronées pour les articles concernés.

Le logiciel signale un article "non trouvé" lors d'un import, que faire ?

LinéoSoft précise dans la liste des anomalies quel est l'article compté juste avant, afin de vous permettre de retrouver facilement l'article concerné et l'erreur de code (GTIN) éventuelle.

Une liste de comptage sur terminal mobile n'a pas été transmise, que faire ?

Reconnectez le terminal au wifi, puis utilisez Synchroniser > Envoyer les listes d'articles. Les listes validées mais non transmises seront envoyées dès que la connexion sera rétablie.

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