Comment réceptionner une commande fournisseur ou une livraison ?

Découvrez comment réceptionner une commande fournisseur ou une livraison directe sur LinéoSoft, et comment répartir vos frais de port ou d'approche sur vos articles.

Comprendre le principe d'une réception

Une réception fournisseur peut se faire de deux façons :

• À partir d'une commande fournisseur existante : vous intégrez tout ou partie d'une ou plusieurs commandes en cours auprès du fournisseur.
• Sans commande préalable : vous saisissez directement les articles livrés, par exemple pour un réapprovisionnement non commandé au préalable.</li>

Tant qu'elle n'est pas validée, une réception peut être modifiée librement. C'est sa validation qui déclenche réellement l'entrée en stock.

Étape 1 : Créer une réception fournisseur

Étape 1 : Rendez-vous dans Achats > Réceptions, puis cliquez sur Ajouter.

Étape 2 : Sélectionnez le fournisseur.

Si ce fournisseur a des commandes en cours, elles sont automatiquement proposées pour réception (voir Étape 2 ci-dessous). Fermez cette fenêtre si vous souhaitez saisir une réception libre, sans passer par une commande.

Étape 2 : Ajouter les articles à la réception

Trois méthodes d'ajout sont disponibles, combinables entre elles :

• Saisie par code à barres ou référence fournisseur.
• Recherche de type « contient », ou avec les filtres habituels.
• Import de lignes depuis un terminal ou une liste.

Si vous réceptionnez une commande fournisseur existante

Étape 1 : Une fenêtre affiche les commandes en cours auprès du fournisseur sélectionné. Déployez une ligne de commande pour en voir le détail.

Étape 2 : Choisissez l'une des méthodes suivantes pour indiquer les quantités réellement reçues :

• Saisissez directement les quantités réceptionnées ligne par ligne.
• Sélectionnez la commande puis cliquez sur Initialiser la quantité à partir de la commande : le logiciel recopie automatiquement les quantités commandées dans les quantités reçues (à corriger ensuite si la livraison est partielle).

Étape 3 : Validez. Seules les lignes dont la quantité reçue est différente de 0 sont insérées dans le bon de réception.

Étape 3 : Répartir les frais de réception sur vos articles (facultatif)

L'élément de base de votre prix d'achat moyen pondéré (PAMP) est le prix d'achat du produit. Deux cas se présentent pour les frais liés à la livraison :

• Frais de port simples : enregistrez une ligne de port dédiée. Elle impacte le montant total du bon de livraison, mais pas le prix de revient de vos articles.
• Frais que vous souhaitez répercuter sur le PAMP (et donc sur vos marges) : ajoutez-les dans les frais d'approche, qu'ils fassent l'objet d'une ligne de facturation séparée ou non.

Étape 1 : Cliquez sur le stylo dans le cartouche de totalisation de la réception.

Étape 2 : Saisissez le montant des frais à répartir sur la livraison.

Étape 3 : Choisissez le mode de ventilation parmi les trois proposés :

• Au montant : chaque ligne reçoit une part des frais proportionnelle à son montant dans le total de la réception.
• Au poids : chaque ligne reçoit une part des frais proportionnelle au poids total qu'elle représente (le poids par unité doit être renseigné dans les Paramètres de la fiche article).
• Au coefficient de frais : chaque ligne reçoit une part des frais proportionnelle à un coefficient propre à chaque produit (champ Coeff frais dans les paramètres de la fiche article), multiplié par la quantité reçue.

Étape 4 : Après la ventilation automatique, vous pouvez modifier ces valeurs ligne par ligne si besoin.

Étape 4 : Valider l'entrée en stock

Étape 1 : Une fois la réception complète et contrôlée, cliquez sur Valider.

À la validation :

• Les stocks sont mis à jour.
• Le PAMP et la valeur de stock sont recalculés (frais d'approche inclus, le cas échéant).
• Les quantités réceptionnées sont ajoutées à la ligne de commande d'origine, et la commande est clôturée si elle est livrée en totalité.
• Les conditions d'achat du fournisseur sont mises à jour, selon la préférence choisie dans Paramètres > Préférences (mise à jour automatique, pas de mise à jour, ou question posée à chaque validation).

Pour aller plus loin

Simulation détaillée d'une ventilation des frais au montant

Prenons une réception de 3 articles avec un montant total HT de 675 € et des frais de 100 € à ventiler au montant :

L'Uby représente 74,07 % du montant total de la réception (500 € / 675 €) : il reçoit donc 74,07 % des 100 € de frais, soit 74,07 € au total (0,74 € par unité).

Après validation, la fiche article de l'Uby affiche un PAMP de 5,74 € (5,00 € de prix d'achat + 0,74 € de frais), contre 5,00 € de dernier prix d'achat hors frais.

La mise à jour des codes-barres à la livraison

Il arrive que vous découvriez le code-barres d'un article seulement à sa livraison, ou que le fournisseur en ait ajouté un nouveau. En vous positionnant sur la ligne concernée et en sélectionnant Ajout Gtin, vous pouvez ajouter simplement ce nouveau code.

Les articles gratuits ou offerts par le fournisseur

Un article offert influence le PAMP, car il représente une quantité entrée en stock. En revanche, son prix d'achat et ses éventuels frais d'approche ne mettent pas à jour les conditions d'achat de l'article.

Modifier le prix d'un article après validation

Il est fréquent d'avoir besoin de corriger le prix d'un article une fois la facture fournisseur reçue. C'est une opération délicate : si d'autres arrivages ou des ventes ont eu lieu entre-temps (voire un passage en stock négatif), il n'est pas possible de recalculer un PAMP juste rétroactivement, sauf à recalculer l'ensemble des mouvements depuis l'origine.

Par conséquent, une modification de prix après validation d'un bon de réception ne recalcule pas le PAMP : elle initialise simplement la valeur du PAMP aux nouvelles conditions d'achat saisies dans cette modification.

Consulter les commandes clients concernées par la livraison

Une livraison peut être destinée à honorer des commandes clients en attente. Depuis la réception fournisseur, vous pouvez consulter les commandes clients concernant les articles réceptionnés, pour les mettre de côté ou prévenir vos clients (cette fonction s'applique aux commandes clients pour lesquelles une commande fournisseur a été spécifiée).

Étape 1 : Sur la réception, cliquez sur Commande client.

Étape 2 : Consultez la liste des commandes concernées.

Réponses aux problèmes courants

Je ne retrouve pas la commande fournisseur attendue lors de la réception ?

Vérifiez que vous avez bien sélectionné le bon fournisseur : seules les commandes en cours auprès de ce fournisseur précis sont proposées automatiquement.

J'ai validé ma réception mais le prix affiché sur la fiche article n'est pas celui attendu ?

Vérifiez si des frais d'approche ont été ventilés sur cette réception (cartouche de totalisation) : ils s'ajoutent au prix d'achat pour former le PAMP.

Puis-je encore modifier les quantités d'une réception déjà validée ?

Non, ce n'est plus possible. Il faut saisir un nouveau bon de réception pour les lignes manquantes ou pour un retour (avec des quantités négatives).

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