Comment importer ou mettre à jour mes articles en masse ?
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Logiciel de caisse Linéo
Introduction
Découvrez comment mettre à jour ou corriger vos fiches articles en masse sur LinéoSoft, en passant par un export Excel puis un réimport.
ACCÈS DANS LE LOGICIEL
Paramètres→Imports
📋 Prérequis
Avoir accès au Manager avec les droits Fichiers > Articles et Paramètres > Import
Le fichier doit être au format .xlsx
Maîtriser un tableur (Excel ou équivalent)
⚠️ Attention : cette manipulation d'export/import pour modification en masse est définitive et non annulable directement depuis l'écran d'import. Faites impérativement une sauvegarde de vos données avant de commencer, via Paramètres > Sauvegardes.
Étape 1 : Exporter vos articles vers Excel
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Rendez-vous dans Fichiers > Articles, faites une sélection selon les critères souhaités (famille, fournisseur...).
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Faites un clic droit sur la liste puis choisissez Exporter la table vers Excel.
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Pour disposer de davantage de colonnes à l'export, basculez au préalable la liste en Mode Complet (bouton Changer de mode).
⚠️ Attention : conservez impérativement dans le fichier exporté soit la colonne Identifiant, soit la colonne GTIN — c'est elle qui servira de clé unique pour retrouver et modifier les bons articles à l'import.
[IMAGE : exporter-table-vers-excel]
Étape 2 : Modifier le fichier Excel
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Ouvrez le fichier .xlsx exporté et effectuez vos corrections ou ajouts (données existantes, nouvelles colonnes...).
💡 Bon à savoir : pour alléger et accélérer la réintégration, vous pouvez ne conserver dans le fichier que les lignes et colonnes effectivement modifiées, en plus de la colonne Identifiant ou GTIN.
Étape 3 : Lancer l'import et faire le mapping
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Dans le Manager, allez dans Paramètres > Import.
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Sélectionnez votre fichier Excel corrigé.
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Choisissez l'Entité « Article ».
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Cochez Si l'entité existe, la modifier (ne cochez pas « Si l'entité n'existe pas, l'ajouter » si vous voulez uniquement corriger des articles existants, sans en créer de nouveaux).
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Réalisez le mapping : faites correspondre chaque champ LinéoSoft à la colonne Excel correspondante. Pour la clé unique, privilégiez le champ ID associé à la colonne Identifiant (plus rapide) ; vous pouvez aussi utiliser GTIN Principal, mais l'intégration sera alors plus longue.
[IMAGE : mapping-id-identifiant]
💡 Bon à savoir : pour chaque champ du mapping, 3 actions sont possibles : Ne pas considérer (le champ n'est pas touché), Valeur indiquée (une même valeur est imposée à tous les articles importés, par exemple Stocké = Oui), ou rattacher à une colonne Excel (la valeur vient de votre fichier, ligne par ligne).
Étape 4 : Attention aux tables associées (famille, marque, fournisseur...)
Les tables suivantes peuvent être créées automatiquement à l'import, à partir du texte lu dans votre fichier Excel : Famille, Sous-famille, Marque, Classification 1, Classification 2, Fournisseur, Modèle, Taille, Couleur.
⚠️ Attention : le format texte par défaut de LinéoSoft n'est pas sensible à la casse, aux accents, aux espaces ni à la ponctuation. Un libellé qui ne correspond pas strictement à l'existant (ex. « fournisseur » au lieu de « Fournisseur », ou un accent manquant) peut créer un doublon de famille, marque ou fournisseur plutôt que de rattacher l'article à l'élément existant.
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Pour rattacher un champ à une de ces tables, cliquez sur la flèche de la rubrique concernée, choisissez Nom, puis cochez Si l'entité n'existe pas, l'ajouter si vous souhaitez autoriser la création automatique.
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En cas de doute sur l'orthographe exacte des libellés existants, préférez une correspondance par ID plutôt que par Nom : votre fichier Excel doit alors contenir les identifiants numériques de la table LinéoSoft (à condition que ces éléments existent déjà, ou aient été créés au préalable).
[IMAGE : rubrique-entite-ajouter]
Étape 5 : Vérifier les données avant importation
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Une fois le mapping terminé, cliquez sur Vérifier les données à importer.
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Si des erreurs sont détectées, elles s'affichent avec le numéro de ligne concerné. Vous pouvez les exporter vers Excel (clic droit) pour corriger votre fichier source plus facilement.
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Rechargez le fichier corrigé et relancez la vérification, jusqu'à obtenir une coche verte.
[IMAGE : verification-erreurs-import]
Étape 6 : Lancer l'import
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Une fois la vérification validée, LinéoSoft indique le nombre d'enregistrements qui seront créés et/ou modifiés par table (Article, Famille, Fournisseur...).
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Cliquez sur Lancer l'importation.
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Un mot de passe technique vous est demandé pour confirmer l'action.
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L'importation s'exécute et se termine.
[IMAGE : recapitulatif-avant-import]
Étape 7 : Contrôler le résultat
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Contrôlez la cohérence des modifications apportées sur quelques fiches articles.
💡 Bon à savoir : en cas de problème majeur constaté après import, il reste possible de restaurer la sauvegarde effectuée avant l'opération — cette restauration se fait en contactant le support technique LinéoSoft, elle n'est pas accessible directement depuis le Manager.
Réponses aux problèmes courants
La vérification affiche des erreurs et je ne sais pas où elles se trouvent dans mon fichier ?
Exportez la liste des erreurs vers Excel (clic droit) : chaque ligne indique le numéro de ligne correspondant dans votre fichier source.
L'import a créé des familles, marques ou fournisseurs en double ?
Le libellé saisi dans Excel ne correspondait probablement pas exactement (casse, accent, espace) à l'élément existant. Corrigez les doublons créés puis, pour un prochain import, utilisez plutôt une correspondance par ID.
Je me suis trompé dans le mapping et l'import est déjà lancé, comment revenir en arrière ?
L'action n'est pas annulable depuis le Manager. Contactez le support technique LinéoSoft pour restaurer la sauvegarde effectuée avant l'import.
Je ne veux modifier que certains champs sans toucher au reste de la fiche article ?
Dans le fichier Excel, ne conservez que les colonnes à modifier (en plus de l'Identifiant ou du GTIN), et laissez chaque champ non concerné sur Ne pas considérer dans le mapping.